Module 2b —
Rédaction de rapports
et de documents
structurés
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Le sommaire administratif efficace
Comme son nom l’indique, le sommaire administratif s’adresse à des personnes prenant des décisions liées au personnel, au financement, aux politiques administratives, etc. Dans ces cas bien précis, ce type de résumé vise à capter l’attention et à fournir presque instantanément l’information désirée. Un sommaire administratif doit informer sur le contenu du rapport et non pas seulement décrire celui‑ci. Illustrons la différence entre « décrire » et « informer » à l’aide d’un exemple. Si on désire décrire le contenu des recommandations, on écrira : « La dernière partie du rapport expose six recommandations »; si, par contre, on désire informer sur les recommandations, on écrira : « Les six recommandations issues de ce rapport sont […] » et on les énumérera.
Un bon sommaire administratif devrait :
- être structuré en paragraphes cohérents;
- être construit selon le modèle « introduction, développement, conclusion »;
- traiter des buts du rapport, des constatations, des conclusions et, surtout des recommandations;
- n’inclure que l’information essentielle;
- ne pas surestimer les connaissances du destinataire sur le sujet;
- être rédigé dans une langue simple et concise;
- représenter 5 % du document de base; idéalement, une page suffit;
- être situé au début du rapport, après la table des matières et avant l’introduction;
- être paginé en chiffres romains, comme toute page préliminaire.
Le sommaire administratif qui suit est issu d’un rapport produit au BIT : « Une mondialisation juste : créer des opportunités pour tous ». La rédaction est de bonne qualité. Ce sommaire est relativement long en raison de l’ampleur du rapport auquel il est attaché (158 pages). Lisez ce document et évaluez‑le par l’intermédiaire de l’activité 9, « Évaluation d’un sommaire administratif ».