Module 2b —
Rédaction de rapports
et de documents
structurés
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Préparation au travail de fin de module:
Fichier de réflexions sur le processus de rédaction
À partir de maintenant, pour chaque activité de préparation au travail de fin de module, notez dans un fichier de réflexions (ouvrez un document en Word) combien de temps vous avez pris pour compléter cette activité, et vos réflexions en rapport avec celle‑ci.
À ce point dans la préparation de votre travail, réfléchissez à l’itinéraire que suivra votre rapport au sein du BIT; pensez également à son insertion éventuelle, en tout ou en partie, dans un autre rapport. Tout au long de cette réflexion, notez quelles seront les personnes susceptibles de vous lire et questionnez-vous sur leurs besoins et leur emploi du temps. Les réponses à ces questions vous fourniront des pistes sur les caractéristiques que devra présenter votre rapport.
Par exemple, si ces personnes sont très occupées, votre rapport devra être plus concis et plus précis que si elles disposent de temps pour ce genre d’activité. De plus, moins elles connaissent le sujet de votre rapport, plus la mise en situation devra être détaillée.
Réfléchissez aux besoins de votre lectorat potentiel et notez‑les dans votre fichier de réflexions.
Voici les questions qui peuvent surgir dans votre esprit relativement à votre destinataire ainsi que les réponses à celles‑ci.
- Ma personne destinataire est‑elle pressée? Il s’agit là d’une question cruciale. Moins la personne visée a de temps à sa disposition, plus elle appréciera un texte concis et convaincant.
- À quel point le contenu de mon message est‑il utile et important pour mon lecteur, ma lectrice? Si vous croyez que votre message est important, mais inintéressant pour votre destinataire, vous utiliserez certaines méthodes pour capter son attention. Ainsi, vous agirez en fonction de l’atteinte de votre objectif de communication, tout en respectant le profil de votre destinataire.
- Ma personne destinataire possède-t‑elle une bonne connaissance du sujet traité dans ce message? En fonction de la réponse à cette question :
- soit vous rédigerez une mise en situation avant de passer au vif du sujet;
- soit vous irez à l’essentiel après une courte synthèse de la situation (une phrase suffit).
- Quelle est la qualité de la relation entretenue avec ce destinataire? Une relation tendue vous obligera à soigner davantage vos propos.
- Existe-t‑il une divergence d’opinion entre cette personne et moi relativement au sujet de mon message? Dans l’affirmative, il vous faudra utiliser des arguments logiques et concis pour la convaincre de votre message.
- Ma personne destinataire entretient‑elle une préoccupation relativement à certains points grammaticaux ou syntaxiques dont je devrais tenir compte? Si oui, une bonne révision en ce sens s’impose.