Module 2b —
Rédaction de rapports
et de documents
structurés
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Consignes pour le travail de fin de module 2b
Tout au long du processus de rédaction, il est important de garder à l’esprit votre destinataire et votre objectif de communication. Les différentes sections de ce module vous ont appris à rédiger un rapport qui répond aux besoins de votre destinataire.
La présente section vous indiquera comment réviser votre rapport avec attention pour le rendre plus clair, plus précis et pour vous assurer qu’il ne subsiste aucun obstacle à une bonne compréhension du contenu et à l’atteinte de votre objectif.
Après la lecture de cette section, vous serez en mesure de terminer la révision de votre rapport car elle vous fournit des ressources pour en faire une mise au point et une lecture finale de qualité.
Texte concis mais contenu révélateur
Au BIT, les rédacteurs et les rédactrices sont constamment appelés à résumer de grandes quantités d’information pour les présenter de manière concise sous forme de résumés, de comptes rendus de réunions, de notes pour le dossier et de rapports nationaux, etc.
Lorsque vous devez rédiger des rapports officiels qui sont publiés par l’Organisation, vous devez respecter une longueur préétablie. Si votre texte est trop long, il existe des stratégies qui vous aideront à réduire la longueur de votre texte, c’est-à-dire à résumer certaines parties de votre texte et à en supprimer d’autres qui ne servent pas à l’atteinte de votre objectif de communication.
Voici quelques trucs qui vous aideront à réduire la longueur de votre texte. Ce sont en fait des variations des habiletés nécessaires à la rédaction de résumés, tels les sommaires et les exposés.
- Sélectionnez l’information au lieu de la résumer. Si vous devez enlever des éléments de votre texte, vous devrez choisir ce qui reste et ce qui sera retranché. Essayer de réduire votre texte en enlevant certains mots, phrase après phrase, ne vous permettra pas de réduire la longueur de votre rapport de manière significative.
- Décidez de la longueur finale de votre texte. Par exemple, si vous savez que vous devez réduire votre texte de 30 %, cela vous aidera à décider comment et où couper.
- Déterminez l’idée principale de votre section ou paragraphe et enlevez tout texte superflu. Il est plus efficace de supprimer des paragraphes ou des phrases plutôt que simplement des mots.
- Évitez les répétitions et l’abus d’adjectifs, d’adverbes et d’expressions qui alourdissent le texte et ne contribuent pas au contenu. (ex. : et ce, en matière de, en ce qui a trait, en ce qui concerne…).
La mise au point de votre rapport et la lecture finale
Vous en êtes maintenant à la dernière étape de votre travail. Examinez le dernier jet de votre rapport d’un œil critique. Le temps passé à compléter les dernières activités vous a permis de vous distancer par rapport à votre brouillon. Vous devriez maintenant être capable de vous mettre dans la peau du destinataire afin d’effectuer la mise au point et la lecture finale de votre rapport.
Le contenu et l’organisation du texte
Cherchez maintenant à améliorer la qualité de votre brouillon; faites‑en une lecture critique en vérifiant les points suivants :
- vérifiez s’il y a des omissions ou des erreurs de contenu;
- éliminez toute information superflue ou toute répétition;
- évaluez bien vos conclusions;
- identifiez les points qui devraient être plus étoffés et ceux qui pourraient être résumés. Si certaines parties doivent faire l’objet d’une recherche plus poussée, notez‑le sur votre brouillon;
- n’ayez pas peur de supprimer des parties superflues de votre texte; votre lecteur, votre lectrice, vous en saura gré.
Voici une liste de points à vérifier pour vous assurer que votre texte est bien structuré et son contenu révélateur.
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Le fonctionnement de la langue
Pour qu’il soit facile à lire, assurez-vous que votre texte ne comporte aucune erreur d’orthographe, de ponctuation et de syntaxe et portez une attention spéciale au choix des mots. Pour plus de détails sur la mise au point, référez-vous au module 1.
Si votre département ne peut vous fournir une liste des points à vérifier pour éviter les fautes relatives au fonctionnement de la langue, celle qui suit présente les principaux éléments auxquels il faut porter attention.
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