Module 2b —
Rédaction de rapports
et de documents
structurés
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La hiérarchisation des idées
Dans certains types de rapport, les conclusions et recommandations constituent l’information primordiale; en conséquence, les propos liés à ces thèmes doivent apparaître au début du document. Les modèles de rédaction de rapport du BIT ne favorisent pas la mise en évidence de ces deux parties du travail. Toutefois, en rédaction individuelle, vous avez carte blanche; ainsi, vous devez placer conclusions et recommandations à un endroit stratégique de votre document de travail. Assurez-vous également de la cohérence entre vos recommandations et vos conclusions, car les premières doivent découler des dernières et les deux doivent être apparentées à votre objectif de communication.
Souvenez-vous de la phrase à partir de laquelle vous avez appris à formuler votre objectif de communication :
- À la suite de la lecture de mon message, mon destinataire + verbe […]
Allons maintenant voir la forme que prend cette formulation d’objectif en contexte.
Dans un rapport de terrain
- À la suite de la lecture de mon rapport de terrain, l’agent régional sera conscient de la gravité de la situation à la frontière X et nous fournira des ressources humaines supplémentaires.
Les conclusions de ce rapport faisaient état de la gravité de la situation à la frontière X et vous demandiez des renforts en guise de recommandations.
Dans un rapport d’évaluation
- À la suite de la lecture de mon rapport d’évaluation, mon lecteur appuiera ma recommandation pour que ce projet bénéficie d’une prolongation de six mois.
Ce rapport analyse le déroulement d’un projet et recommande une prolongation des activités de six mois.
Vous devez maintenant diviser votre travail en idées directrices, de la même façon qu’un roman est divisé en chapitres. Les titres de ces idées directrices deviendront les intitulés de premier niveau de votre rapport (intitulés chiffrés : sans décimale). Pour ce faire, posez-vous la question suivante : Quels sont les thèmes à aborder pour traiter exhaustivement le sujet de mon rapport?
Un bon exercice pour identifier les idées directrices d’un rapport est d’imaginer que vous rencontrez votre destinataire dans la rue alors qu’il est très pressé. Vous prenez tout de même le temps de lui révéler les sujets dont vous voulez l’entretenir bientôt : ce sont vos idées directrices. Vous devez ensuite les décomposer en idées secondaires et parfois subsecondaires. Le présent cours est construit de la sorte.
N’oubliez surtout pas qu’une mise en situation est toujours essentielle pour informer le lecteur et la lectrice ou pour leur rafraîchir la mémoire avant qu’ils ne passent à la partie analytique de votre document. Cette mise en situation variera en longueur et en profondeur selon les besoins de votre destinataire; elle sera, bien sûr, insérée au début de votre rapport.
L’étape suivante consiste à structurer le tout de façon à créer des liens logiques entre les idées, et ce, à tous les niveaux de rédaction. En effet, la construction d’un texte cohérent commence au niveau de la phrase et se termine au niveau du document en passant par le paragraphe et la section.