Module 2b —
Rédaction de rapports
et de documents
structurés
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La structuration du contenu
La rédaction de rapports partage certaines caractéristiques avec la rédaction journalistique. Dans les deux cas, l’information importante doit être révélée dès le début, et ce, pour deux raisons. La première est d’amener le lecteur ou la lectrice à poursuivre sa lecture; la deuxième est de fournir tous les éléments essentiels du sujet assez tôt pour permettre d’interrompre la lecture si le temps ne permet pas de la poursuivre.
En effet, les titres qui figurent à la une des journaux informent grandement sur le contenu des articles. De même, le premier paragraphe d’un article pose clairement le problème, de sorte que l’on sait tout de suite ce qui s’est passé, de façon concise. Les paragraphes suivants approfondissent le sujet. La méthode de la « pyramide inversée », également appelée la méthode « du général au particulier », génère cette structuration de contenu.
Figure 2
La structuration de texte dite de la « pyramide inversée ».
Cette technique dite de la pyramide inversée est applicable à différents niveaux de rédaction, de la phrase au texte entier. En voici quelques exemples.
- Un sommaire placé au début d’un rapport offre les grandes lignes du document à lire. De cette façon, on a une idée globale du sujet et sa lecture est ainsi facilitée.
- La rédaction d’un objet dans les télécopies, courriels et mémorandums facilite la compréhension du message.
- L’idée directrice d’un paragraphe doit toujours apparaître dans la première phrase de celui‑ci. Les détails de cette idée directrice sont ensuite expliqués dans les phrases suivantes.
Le procédé « du général au particulier » présente l’information de l’abstraction vers les exemples concrets.
La structuration du contenu de tout type d’écrit influe sur la personne qui le lit. De plus en plus, les gens sont occupés et exigeants. Si l’information recherchée ne se trouve pas à l’endroit où elle devrait être, la lecture du document sera abandonnée et le but que se fixait le rédacteur ou la rédactrice ne sera jamais atteint.
La structuration adéquate du contenu d’un rapport s’obtient en appliquant certaines règles étudiées au module 1 et dans le présent module. En voici d’ailleurs quelques‑unes.
- Formulation précise d’un objectif.
- Établissement du profil du destinataire.
- Structuration du contenu en fonction des deux éléments précédents.
- Aboutissement du travail à des conclusions valables.
- Solidité des arguments qui étayent les conclusions.
En conclusion, gardez en tête que l’organisation d’un rapport est basée sur la hiérarchisation des idées et sur l’ordre de présentation de celles‑ci. Pour choisir l’ordre de présentation des idées, il faut se demander qu’elle est l’information requise pour comprendre la suite des propos, et pour hiérarchiser les idées correctement il faut savoir quelles idées secondaires découlent de cette idée directrice.