Module 2b —
Rédaction de rapports
et de documents
structurés
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Les étapes : le brouillon, la mise au point, la lecture finale
Pour vous rafraîchir la mémoire au sujet du brouillon, de la mise au point et de la lecture finale, consultez le contenu présenté à ce sujet, au module 1.
Ne sautez pas d’étapes. Il est impossible de rédiger un rapport d’un seul coup. Même si les échéances sont très serrées, il faut formuler les objectifs de communication, le but du rapport et dresser le profil du destinataire. Ces étapes demandent du temps, mais vous y gagnerez pendant la rédaction car votre sujet sera bien balisé. N’escamotez pas non plus la formulation du plan : il s’agit d’un guide indispensable à la rédaction.
Contrôlez la durée de vos périodes d’écriture. Lorsque les échéances le permettent, tentez de rédiger un premier jet de tout le rapport, et ce, en une seule fois. Préparez-vous mentalement à récrire certaines parties cruciales : ce sera inévitable. Lorsque vous devez arrêter, faites‑le à un moment où vous savez déjà ce que vous écrirez un peu plus tard. De cette façon, la période de « réchauffement » s’en verra raccourcie et vous serez productif, productive, peu de temps après avoir recommencé. Si possible, laissez s’écouler une nuit avant d’effectuer la mise au point et la lecture finale de votre brouillon.
Réalisez d’abord une mise au point sommaire. Donnez-vous comme objectif d’augmenter la qualité du contenu : soyez critique. Cherchez les omissions éventuelles. Critiquez votre analyse et vos conclusions. Identifiez les points qui nécessitent des arguments supplémentaires pour étayer vos conclusions et, le cas échéant, vos recommandations. N’hésitez pas à sabrer dans les détails et à retirer certaines parties jugées superflues; votre lectorat l’appréciera.
Réalisez ensuite une mise au point fine. Revoyez votre texte en vous assurant que les éléments liés au fonctionnement de la langue sont corrects : syntaxe, orthographes lexicale et grammaticale, ponctuation et sémantique (choix des mots). Au besoin, utilisez la grille de vérification ci‑dessous.
Mise au point sommaire |
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1. Ai-je formulé mon objectif de communication? |
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2. Est-ce que toute l’information contenue dans ce rapport est essentielle à l’atteinte de cet objectif? |
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3. La structure utilisée est-elle la plus souhaitable pour obtenir la rétroaction désirée? |
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4. Est-ce que tous les faits rapportés sont justes? |
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5. Est-ce que tous les faits pertinents sont présentés dans mon rapport? |
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6. Ai-je fait preuve d’objectivité dans mon argumentation? |
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7. Ai-je teinté mes opinions d’émotions et de parti pris? |
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8. Est-ce que mon rapport est un tout cohérent? |
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9. Le contenu de mon rapport conduira-t‑il à l’acceptation de mes recommandations? |
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Mise au point fine |
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1. Ai-je retiré toutes les fautes d’orthographes lexicale et grammaticale ainsi que les erreurs de ponctuation? |
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2. Les mots sont-ils tous faciles à comprendre? |
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3. Ai-je appliqué les règles de concision terminologique? |
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4. Ai-je privilégié la forme active? |
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5. Ai-je évité l’utilisation d’un langage prétentieux? |
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6. Ai-je assuré l’uniformité du style dans tout mon rapport? |
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7. La présentation de mon document correspond‑elle aux exigences du BIT? |
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8. La présentation est-elle uniforme dans tout mon rapport? |
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La structuration de votre texte est un des aspects les plus importants pour la rédaction d’un rapport; une structure cohérente rendra la rédaction plus facile car vous pourrez vous concentrer sur votre idée principale.
Vous avez maintenant choisi le genre de rapport que vous désirez écrire et vous en avez rédigé le plan et le brouillon. Si ce n’est déjà fait, retournez au début du module ou allez en annexe de ce module‑ci pour consulter les directives relatives au travail de fin de module. Si vous n’avez pas encore décidé quel genre de rapport vous alliez rédiger ou si vous avez de la difficulté à comprendre la matière du cours, contactez votre personne tutrice pour en discuter. Le fait d’en parler vous aidera sûrement à persévérer.
Si le style et la présentation de votre rapport ne sont pas uniformes, cela peut distraire le lecteur. En effet, le manque d’uniformité dans le style des caractères, dans la numérotation ou dans la présentation en général peut amener votre lecteur ou votre lectrice à penser qu’il doit y avoir une raison à cela, et il perdra du temps et de l’énergie à essayer d’identifier la structure de votre rapport. Pour alléger la lecture de votre rapport, assurez-vous de présenter un texte cohérent en tout point.
Il est donc important de suivre les règles expliquées dans le guide de rédaction de votre secteur de travail. Ceci vous permettra non seulement de gagner du temps lors de la planification et la rédaction de votre rapport, mais de créer un document qui sera lu avec plaisir.
Généralement, les rédacteurs et les rédactrices de rapports au BIT sont libres d’organiser leurs textes comme ils le désirent. Cependant pour certains types de rapports, il faut respecter une structure prédéterminée. Si vous avez choisi d’écrire un tel rapport, vous n’aurez donc pas à en composer la structuration; il vous faudra tout de même rédiger une introduction, une conclusion et des recommandations, et un résumé. Ces différentes parties d’un rapport sont traitées dans la section suivante.