Leur présentation

La forme et le format des notes pour le dossier varient beaucoup. Cependant, elles doivent toujours comporter les éléments suivants :

• le nom et le titre exacts de la personne rencontrée ou de ceux de tous les participants;
• l’endroit de la réunion (spécifier dans quel pays si nécessaire);
• la date de la réunion;
• le nom du rédacteur ou de la rédactrice et la date à laquelle la note a été rédigée;
• la liste de distribution (liste de toutes les personnes à qui la note doit être distribuée et les endroits où elle doit être envoyée).

Voici l’exemple d’une note pour le dossier, rédigée à la suite d’une rencontre informelle.

Lors d’une réunion, il peut arriver que les propos d’un intervenant ne puissent être enregistrés en suivant le modèle présenté ci‑dessus; en effet, les discussions peuvent devenir complexes et il sera alors impossible de refléter fidèlement l’esprit de la réunion en remplissant seulement des sections préétablies. Dans ce cas, n’hésitez pas à ajouter une section supplémentaire à ce modèle ou à présenter vos notes de manière moins rigide.

Noms et titres

En rédigeant la liste des participants, il faut porter une attention spéciale à l’orthographe des noms et au titre de chacun, car cette liste sera importante pour toute action de suivi. N’oubliez pas que certaines personnes peuvent intervenir à divers titres selon les circonstances.

Les noms d’origine russe ou chinoise nécessitent l’utilisation de caractères autres que ceux du français et peuvent s’écrire de différentes manières dans notre langue. Il est alors nécessaire de vérifier auprès du participant la manière dont il rédige son nom, car il est facile d’offenser quelqu’un par une simple erreur d’orthographe.

Les noms des participants extérieurs au BIT sont mentionnés en premier et par ordre d’importance, si possible.

Déclaration de l’objectif de la réunion

La déclaration de l’objectif de la réunion doit être rédigée immédiatement après la liste des participants. Elle doit indiquer :

• l’évènement qui fait l’objet du rapport (réunion, mission, discussion de groupes, suivi d’interviews, etc.);
• l’organisme qui a organisé la réunion;
• le but de la réunion ou de l’évènement.

Voici quelques exemples de déclarations d’objectifs de réunions.

• Cette réunion a été organisée par le sous-comité des technologies de l’information et de la communication pour décider des améliorations à apporter à l’infrastructure de télécommunications au siège et sur le terrain.
• Cette discussion entre le responsable des fonds pour les systèmes informatiques et la directrice du projet IRIS avait pour but de décider du montant disponible pour la formation du personnel.

Le suivi

Toutes les notes pour le dossier doivent indiquer le suivi qui doit être fait, car c’est le premier objectif de ces notes. La description de la mesure à prendre doit être aussi spécifique que possible et mentionner la date et le responsable de la mise en œuvre ou du suivi de celle‑ci.

Si la mesure à prendre n’est pas bien décrite, ou si elle est la responsabilité d’un département plutôt que d’une personne, il arrive souvent qu’elle ne se concrétise pas.

Voici quelques exemples de mesures à prendre qui sont bien décrites.

• Faciliter les contacts entre le chargé de liaison au Myanmar et le gouvernement de ce pays. (Action : M. R. Newport enverra les détails aux autorités du Myanmar.)
• Rédiger un rapport sur la réaction du BIT à la catastrophe occasionnée par le séisme et le tsunami dans l’océan Indien. (Le rapport sera rédigé par Sarah B.)

Style et langue

Dans le module 1, vous avez pris connaissance de certains obstacles à une communication efficace, comme l’imprécision, l’incohérence, le manque de concision ou l’utilisation exagérée de la forme passive. Dans les notes pour le dossier, il est important d’éviter ces erreurs, afin d’être bref mais significatif et de conserver un style soutenu.

Si l’auteur utilise exagérément la forme passive, s’il confond ampleur avec formalité ou s’il utilise des acronymes et des termes scientifiques difficiles à comprendre pour le lectorat extérieur du BIT, les notes ainsi rédigées pourraient présenter des difficultés.

Acronymes et vocabulaire scientifique

À la suite d’une réunion, les notes pour le dossier sont souvent envoyées aux participants d’organisations extérieures du BIT. L’utilisation d’acronymes et de termes techniques devrait donc faire l’objet d’une attention particulière car leur sens n’est pas toujours compréhensible.

Voici des exemples de termes qui devraient être évités.

• Il a été décidé de ne plus reconnaître les PIM délivrés par cet État membre.
• Nous sommes d’avis que la CEACR exerce un contrôle suffisant.

Il est cependant indiqué d’utiliser de tels acronymes pour alléger le texte. Cependant, dans ce cas, utilisez sa forme complète lors de la première mention et inscrivez l’acronyme entre parenthèses immédiatement après.

Exemple

Le représentant, s’exprimant au nom des Pays industrialisés à économie de marché (PIEM), a noté une amélioration importante.

Réunions problématiques et langage diplomatique

Dans toute organisation, certaines réunions peuvent êtres plus difficiles que d’autres à cause de leur contenu ou parce qu’il arrive que des participants perdent patience et deviennent grossiers ou gênants. Ceci se passe généralement dans une réunion où il y a peu de participants; dans les réunions plus importantes, les gens ont moins tendance à laisser transparaître leurs émotions et, en général, un participant mal préparé peut être aidé par un collègue.

Un rapport de ces réunions doit cependant être rédigé et cette tâche est rendue difficile par le contexte particulier. Dans de tels cas, les notes pour le dossier doivent être plus étoffées et rapporter des opinions, des jugements et des analyses.

Conseils pour la prise de notes

Si vous êtes responsable de la prise de notes pour le dossier, la première chose à faire est de bien planifier comment vous allez vous y prendre.

• Préparez une liste des participants et cochez leur nom lorsqu’ils entrent dans la salle.
• Assurez-vous de noter le sujet, le genre, la date et l’heure de la réunion ainsi que le nom des participants, leur fonction et l’organisation à laquelle ils appartiennent.
• Procurez-vous les Notes d’information sur le sujet de la réunion, si cela est possible, et prenez-en connaissance.
• Préparez une liste des points à discuter lors de la réunion et laissez assez d’espace pour prendre des notes. Le fait d’avoir déjà prévu les points de discussion vous permet d’aller directement au point suivant.
• Dressez un plan indiquant la position des participants pour mieux identifier chaque intervenant.
• Ne faites pas l’erreur de noter toutes les interventions; assurez-vous seulement de retenir l’essentiel de la discussion et de prendre suffisamment de notes pour en faire un résumé plus tard. N’oubliez pas que ces notes doivent rapporter ce qui a eu lieu durant la réunion et non tout ce qui s’y est dit.

Voici une grille qui s’avérera très utile pour la prise de notes.

Votre note pour le dossier devra présenter les caractéristiques suivantes :

• être concise;
• fournir les détails de la réunion et la liste des participants;
• couvrir les points principaux d’une manière exacte et complète;
• indiquer la mesure à prendre et les personnes responsables;
• être rédigée en tenant compte du destinataire;
• être exempte de fautes de tout genre.

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