Module 2a — Correspondance
générale et comptes
rendus
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La prise de notes
La prise de notes n’est jamais un mandat très prisé lors des réunions. En effet, la majorité des personnes présentes remettent toujours à plus tard leur tour de prendre en note les propos tenus au cours de rencontres officielles. Nombre de personnes croient qu’il est nécessaire de rédiger mot à mot le contenu intégral de la réunion, mais rien n’est plus faux. En fait, il s’agit de rendre compte de ce qui s’est passé au cours de la réunion et non de ce qui s’y est dit.
Certaines qualités sont cependant requises pour prendre des notes efficacement : il faut savoir écouter, analyser et résumer. Ainsi, avec les buts de la réunion en tête, l’essentiel du déroulement de la rencontre sera conservé et les détails seront éliminés.
Par exemple, si la réunion vise à donner de l’information sur un problème et à trouver des solutions à celui-ci, les propos du procès-verbal ne devront traiter que de ces deux thèmes.