Module 2a — Correspondance
générale et comptes
rendus
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Le contenu
Quelle que soit la présentation préconisée, il est classique d’inclure les points suivants, et selon l’ordre présenté ci-dessous :
- nom du groupe, de l’organisation ou d’autres artisans de la réunion;
- type de réunion : hebdomadaire, mensuelle, spéciale;
- date et lieu de la réunion (si l’endroit varie);
- nom des personnes présentes (il arrive que cette liste de noms soit divisée en deux, distinguant les personnes participantes et les observateurs);
- lecture du procès-verbal de la réunion précédente, s’il y a lieu, son approbation ou la demande de correction;
- pour chacun des points à l’ordre du jour :
- un aperçu des visions exprimées par les participants, identifiés par leur nom ou leurs initiales ou par l’entremise du bureau qu’ils représentent;
- un énoncé explicite faisant état de la résolution du problème et des étapes traversées pour ce faire.
- nom, fonction et signature du rédacteur.
Il arrive que, dans le but de rendre les réunions plus efficaces et de disposer de procès-verbaux brefs et utiles, le président d’assemblée demande uniquement le compte rendu des décisions prises. Dans ce cas particulier, si aucun procès-verbal n’est rédigé, on en conclura qu’aucune décision n’a été prise.
L’ordre du jour
Outre le président de l’assemblée, un ordre du jour de qualité est le meilleur allié de la personne qui rédige du procès-verbal. En effet, l’ordre du jour deviendra le plan du procès-verbal.
L’ordre du jour est parfois rédigé au début du procès-verbal et repris point par point, suivi du contenu de chacun d’eux. Cette façon de procéder est très utile pour la personne qui rédige et efficace pour celle qui le lit.
Voici deux extraits de procès-verbaux basés sur l’ordre du jour.
Procès-verbal de la réunion numéro 3 avec des ingénieurs informatiques en vue de l’installation du nouveau système informatisé de traitement de données Date : le 18 novembre 2005 Membres/Remplaçants : Autres participants : Le président de l’assemblée a ouvert la réunion. L’ordre du jour a été lu et adopté par tous les participants. Point 1 : Les coûts d’implantation du nouveau système 1.1 Monsieur M. L. Dakin informe les participants que l’étude réalisée évalue le coût du système à 72 000 $US. 1.2 Ce montant inclut les séances de formation qui seront données par les formateurs de la firme Infomédia. 1.3 Monsieur Everts ajoute que ce montant sera amorti en peu de temps vu la diminution des coûts liés au traitement des données. Point 2 : Le réaménagement des tâches 2.1 L’implantation du système informatisé impliquera… |
Service des ressources humaines Date : le 24 janvier 2006 Présents(es) : Ordre du jour
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