Module 2a — Correspondance
générale et comptes
rendus
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Le courriel
De façon générale, les cours de rédaction administrative ne sont pas à jour pour le moyen de communication le plus utilisé aujourd’hui au sein de toutes les organisations, à savoir le courriel.
L’examen de nombreux échantillons révèle que l’utilisation de cet outil de communication paraît anarchique. En fait, il existe peu de directives pour les points suivants :
- classement des courriels afin de faciliter leur accès;
- valeur légale du courriel;
- règles régissant le début et la fin d’un courriel;
- indication d’utiliser des fichiers joints;
- préséance, le cas échéant, des instructions reçues par courriel sur celles reçues par un autre moyen de communication;
- destinataires de copies conformes;
- utilisation de la fonction « copie conforme invisible »;
- niveau de langue à utiliser.
Nous pouvons faire l’hypothèse que le courriel n’est pas prêt de disparaître, en raison de ses nombreux avantages. Le courrier électronique est plus rapide et plus économique qu’une lettre, il occasionne moins de problèmes, coûte moins cher qu’une télécopie, et interrompt moins le travail qu’un appel téléphonique.
Rappelez-vous la situation fictive utilisée au cours du module 1, dans laquelle vous aviez à donner, par téléphone ou par écrit, des directives à un visiteur russe pour qu’il puisse venir au bureau du BIT à Genève. Imaginez maintenant que votre visiteur se ballade toujours avec son ordinateur portable équipé d’un modem. Il vous suffirait de lui communiquer les directives et celui-ci aurait pu vous poser les questions nécessaires à la bonne compréhension du message. L’ordinateur aurait alors déclassé le téléphone et le message écrit.
Le courrier électronique est fondamentalement différent des messages écrits conventionnels en raison de la rétroaction possible. Ainsi, comme le courriel est apparenté à la conversation, on y retrouve une tendance à négliger le style, le fonctionnement de la langue et la présentation.
Pour la majorité des tâches effectuées à l’aide du courrier électronique, ce relâchement ne pose pas de problème. En effet, il est inutile de perfectionner à outrance un texte visant à prendre rendez-vous pour déjeuner. Toutefois, les avantages des communications par l’entremise du courrier électronique sont tels que du personnel du BIT l’utilise pour des communications importantes.
En voici quelques exemples :
- un message introductif pour annoncer un fichier joint contenant un rapport, des instructions, des sommaires administratifs, etc.;
- un document proprement dit;
- un message non officiel.