Module 2a — Correspondance
générale et comptes
rendus
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La marche à suivre pour la prise de notes
Avant la réunion
Avant le début de la réunion, il est essentiel de connaître les points suivants :
- utilité du procès-verbal (archives, distribution ou les deux);
- niveau de détails désiré dans le document;
- noms et fonctions des participants;
- ordre du jour.
Vous obtiendrez ces données de la présidence d’assemblée ou de la personne ayant convoqué la réunion.
Pendant la réunion
Vous avez le mandat de rédiger le procès-verbal d’une réunion. En conséquence, pendant celle‑ci, vous devez :
- vous asseoir près du président de l’assemblée;
- avoir en main une copie de l’ordre du jour et utiliser un code afin de faire le lien entre les propos tenus au cours de la réunion et les points à l’ordre du jour;
- retenir l’essentiel et ignorer l’accessoire;
- enregistrer la réunion si vous pensez que celle‑ci sera longue et complexe (il ne faut toutefois pas s’en remettre à l’enregistrement : des notes sont essentielles);
- prendre des notes précises relativement à toute décision prise, liée aux points de l’ordre du jour;
- vous assurer que la requête d’un participant pour que soient inclus des propos spécifiques est respectée (il faut être très exact quant à la transcription de ces propos; dans le doute, demandez l’approbation de la personne concernée);
- rassembler les documents dont il sera question au cours de la réunion; ils pourront devenir des pièces jointes à votre procès-verbal;
- prendre note de toute démarche de suivi suggérée et acceptée, et préciser à qui incombe cette responsabilité de suivi.
Après la réunion
Si vous rédigez le procès-verbal d’une réunion, le meilleur service à vous rendre est de compléter ce travail immédiatement après la tenue de ladite réunion. De plus, le président d’assemblée appréciera la rédaction rapide d’un premier jet du document alors que le déroulement de celle‑ci est toujours frais dans sa mémoire.
Vous avez sûrement pris plus de notes qu’il ne vous en faut. La première étape consiste donc à élaguer le superflu pour que votre procès-verbal soit efficace. Il doit être utile aux personnes présentes à la réunion ainsi qu’à d’autres; en outre, il doit être une bonne source de référence et un point de départ ou de comparaison fiable pour de futures réunions.
La discussion de ce point s’est poursuivie au cours de la réunion, mais s’est orientée sur l’évaluation des coûts de rénovation de l’immeuble et la diversité des montants cités dans les offres de services. Les membres du comité soulignent que les coûts liés à la protection en cas de tremblement de terre n’avaient pas retenu suffisamment l’attention, tout comme les coûts relatifs au chauffage et à l’installation d’un réseau local d’entreprise (RLE). Le président de l’assemblée a ensuite interrompu la discussion, affirmant qu’il demeurait trop d’interrogations liées à ce point de l’ordre du jour pour qu’une décision soit prise.
Chaque point du procès-verbal doit contenir :
- une mise en situation relative au point de discussion;
- un bref aperçu de la discussion;
- un relevé exact de la décision prise et, si nécessaire, une note mentionnant le nom du responsable du suivi de l’affaire.
De nombreuses personnes éprouvent de la difficulté à rédiger un résumé. Il faut recréer la réunion à partir du début et, ce, jusqu’à ce que la décision soit prise. La suite consiste à rédiger dans vos propres mots ce qui a amené cette prise de décision.
Le style approprié
Un procès-verbal est rédigé au passé. Il s’agit d’un récit juste des événements et des discussions d’une réunion; il ne doit pas contenir d’opinions personnelles ou d’impressions de la personne qui le rédige.
Dans la rédaction d’un procès-verbal, vous devez éviter :
- d’utiliser un vocabulaire évoquant des émotions (« frivole », « vicieux », « sournois », etc.);
- d’interpréter l’état d’esprit des participants;
- d’utiliser un langage discriminatoire (voir module 1).