Module 2a — Correspondance
générale et comptes
rendus
| Guide d'étude | Module 1 | Module 2a | Module 2b |
Les comptes rendus de rÉunions
Au BIT, les comptes rendus de réunion sont très importants car ils servent de base pour décider des actions futures. Ces comptes rendus doivent donc rapporter fidèlement le contenu des réunions et doivent être rédigés de manière claire et concise.
Voici différents types de comptes rendus du BIT.
- Les procès-verbaux basés sur l’ordre du jour sont des rapports de réunions planifiées, comme les réunions d’un département, et dont l’ordre du jour a été distribué aux participants avant la réunion. Le compte rendu de ce genre de réunion devra suivre la structure de l’ordre du jour.
- Les notes pour le dossier sont généralement utilisées pour faire des comptes rendus de réunions informelles ou de conversations entre quelques participants.
- Les rapports de mission décrivent des évènements ou des discussions qui ont eu lieu lors d’une visite dans un bureau extérieur ou dans le cadre d’un événement spécial. Parfois, ces rapports constituent le compte rendu de réunions ayant eu lieu lors de la mission. Dans ce cas, ils sont structurés comme des rapports de réunions : ils présentent une liste des participants et identifient les personnes qui sont intervenues.
- Les rapports finaux d’une conférence ou d’une session de la CIT sont très fréquents au BIT. Ils donnent le compte rendu de l’essentiel des discussions.
- Les feuilles de résumés, jointes aux procès-verbaux, synthétisent les discussions importantes et les décisions. Ces feuilles peuvent être également utilisées si les personnes réunies en assemblée décident qu’un résumé est plus pertinent qu’un procès-verbal pour ladite réunion.
Cette section traite plus spécifiquement des détails de présentation des procès-verbaux, des feuilles de résumés et des notes pour le dossier.