Module 2a — Correspondance
générale et comptes
rendus
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Méthodes de remplacement
Dans certaines situations, il n’est pas nécessaire de rédiger un procès-verbal; un résumé des décisions importantes peut parfois suffire.
Les feuilles de résumés
Les réunions du Conseil d’administration du BIT et les réunions sectorielles nécessitent une grande aptitude à résumer. En effet, des feuilles de résumés, jointes aux procès-verbaux, synthétisent les discussions importantes et les décisions. Ces feuilles peuvent être également utilisées si les personnes réunies en assemblée décident qu’un résumé est plus pertinent qu’un procès-verbal pour ladite réunion. En voici un exemple.
Réunion du Comité des projets du BIT, 15 novembre 2005 Page d’aperçu Sujet : La formation du personnel suite à l’implantation du système IRIS Aperçu du problème : Aperçu des recommandations à considérer : Aperçu des décisions du conseil :
Signature Le 3 décembre 2005 Présidente d’assemblée, Comité des projets du BIT |
Les grilles de résumés
Certains bureaux régionaux utilisent une grille pour rapporter le contenu des réunions. Au BIT EURO par exemple, on utilise un modèle qu’il est possible de compléter en 150 mots en répondant à des questions préétablies. Un rapport plus complet accompagne cette grille, si nécessaire.
Les résumés de réunions devraient répondre aux questions suivantes.
Question |
Exemple |
Quel était le sujet de la réunion? |
Le taux de chômage est très élevé dans les territoires arabes occupés. |
Quel était le but de la réunion? |
Un groupe de travail s’est réuni pour donner son opinion sur l’analyse et l’utilité des données sur le chômage dans cette région. |
Quelles ont été les conclusions du groupe? |
Le groupe en est venu à la conclusion que de telles données devraient être représentées sous forme de cartes géographiques. |
Quelles ont été les conclusions de la réunion? |
Il fut décidé que les données se prêtaient à ce format. |
Quelles seront les répercussions de ces conclusions? |
Un projet de production d’un atlas représentant ces données a été mis en œuvre. |
Peu importe la forme des comptes rendus de réunions, de telles questions sont toujours très utiles.
Dans certains départements, d’autres grilles sont utilisées. La grille suivante met l’accent sur les discussions.
Notes de la réunion du Comité des parties prenantes du projet IRIS Date : vendredi 12 avril 2006 Liste des participants :
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Cette autre grille met l’accent sur les mesures à prendre.
Genre de réunion : Date : Liste des participants : Ordre du jour :
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Point |
Mesure à prendre |
Date limite |
Responsable |
Remarques |
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Ces grilles comportent de nombreux avantages :
- elles sont relativement faciles à compléter;
- il est simple de retrouver l’information;
- elles présentent l’information de manière condensée;
- il est aisé d’identifier les mesures à prendre.