Module 2a — Correspondance
générale et comptes
rendus
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La fonction « Répondre »
Il est toujours très tentant d’utiliser la fonction « Répondre », qui nous fait gagner de précieuses minutes. Toutefois, il est important de connaître les dangers de l’utilisation de cette fonction.
Cette fonction est tellement rapide que vous pouvez réagir avec colère ou tout autre sentiment démesuré sans qu’il soit approprié de le faire. Relisez les messages qui suscitent chez vous des sentiments extrêmes avant de répondre : vous les avez peut-être mal lus ou mal interprétés.
Le ton utilisé dans un courriel est particulièrement important dans une organisation comme le BIT où de nombreuses personnes doivent travailler dans une langue qui n’est pas leur langue maternelle. En effet, un message à l’allure inoffensive, pour un rédacteur ou une rédactrice dont la langue maternelle n’est pas le français, peut comporter des termes offensants pour un ou une destinataire de langue maternelle française.
Il faut être prudent avec les fonctions « Copie conforme » et « Copie conforme invisible » car les messages précédents, toujours présents dans votre réponse, peuvent avoir un effet indésirable.
Souvent, il est plus pertinent de rédiger un nouveau message porteur d’un nouvel objet que d’utiliser la fonction « Répondre ».
Il va sans dire qu’un message tel que « Oui, en ai‑je manqué une? » sorti de son contexte, est déroutant; il suffit cependant de rajouter la question initiale pour que cette question ait du sens :
Aimerais-tu recevoir l’ordre du jour de nos réunions hebdomadaires?
Oui, en ai-je manqué une?
Si vous n’utilisez pas la fonction « Répondre » et que vous répondez à un message, il est très « communicatif » de préciser qu’il s’agit bien de la réponse à ce message.
Exemple
Objet : Échéances préliminaires pour la rédaction du Rapport annuel – Réponse