Le courriel comme document

Les courriels qui constituent eux-mêmes les documents à consulter sont apparentés à des mémorandums et devraient être considérés comme tels, mais ce n’est pas toujours évident. À cet effet, le BIT doit déterminer comment traiter ces documents qui, souvent, sont acheminés en fichiers joints. Certains bureaux conscients des difficultés liées à cette double utilisation ont convenu de placer les documents officiels en fichiers joints pour une consultation ou un archivage plus facile.

De : M. Tanguay, technicien, département d’informatique
Date : Le 31 janvier 2006
À : Tous les usagers de Windows XP
C.C : xxxxxxxxxx
Objet : Formation relative à Windows XP (Questionnaire win234)

Merci de la réponse massive reçue relativement à l’installation récente de Windows XP. Vos réponses et commentaires nous ont aidés et nous aident toujours à améliorer les services informatiques que nous offrons.
À la lumière de ces réponses, nous jugeons nécessaire, voire essentiel, de dispenser des séances de formation afin que vous puissiez utiliser Windows XP le plus efficacement possible.
Il va sans dire que plusieurs séances seront nécessaires pour que chacune des personnes intéressées puisse profiter de ces cours. Nous vous demandons donc de vous inscrire seulement si vous croyez avoir besoin de ces quelques heures de formation.
Nous vous ferons parvenir les minutes d’inscription dès la semaine prochaine et les cours devraient débuter le 14 juin 2006.

Éléments importants

Si le courriel remplit les mêmes fonctions qu’un mémorandum en copie papier, il doit être présenté de la même façon et comporter un numéro de dossier.
Assurez-vous que l’objet de l’envoi est révélateur, précis et, si possible, concis.
Le profil du destinataire doit être pris en compte.
Ne rédigez pas dans un style télégraphique et n’utilisez le jargon du BIT que si vous avez la certitude qu’il sera compris du destinataire.
La structure du texte doit être en rapport avec le type de document rédigé.
L’utilisation d’intitulés est recommandée si le courriel est long et (ou) complexe.

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