Module 2a — Correspondance
générale et comptes
rendus
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Comme message introductif à un fichier joint
L’utilisation du courrier électronique pour l’envoi d’un fichier joint est fréquente au BIT. Dans ce cas, il s’agit d’un moyen de transmission du message et non du message lui-même. Cette façon de faire permet de présenter le document en fichier joint selon les règles de présentation de ce document; il peut s’agir d’un rapport, d’un compte rendu de réunion, d’une lettre, etc. De plus, avec cette méthode, on peut inscrire le code de classement comme à l’habitude sur le document.
Le message d’introduction est bref; il indique simplement le contenu du fichier joint, son but et les actions requises relativement au message.
Éléments importants
- Rédiger clairement l’objet du message.
- Ne pas écrire en style télégraphique, par exemple : Apprécierais réponse rapide. Il est inutile d’escamoter les articles, les pronoms ou autres dans un courrier électronique.
- Garder en tête que le message doit être d’une clarté impeccable. Le même souci de perfection doit prévaloir pour la rédaction d’un courriel que pour de la rédaction d’une lettre ou d’un mémorandum.
- Réviser la qualité du français (fautes et erreurs relatives au fonctionnement de la langue).
- Ne pas oublier d’attacher le document à envoyer. Il est sage de l’attacher avant de rédiger le message introductif.