Module 2a — Correspondance
générale et comptes
rendus
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La présentation
Les lettres non officielles, comme tout type d’écrits, répondent à des règles de présentation. Le ou la destinataire apprécie toujours un travail rédigé selon les règles en vigueur. Les différents points à surveiller dans la présentation d’une lettre non officielle sont présentés dans le tableau IV.
Tableau IV |
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LETTRES |
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Objet |
Non |
Numérotation des paragraphes |
Non |
Formules d’introduction et de conclusion |
Oui |
Adresse |
Oui |
Date |
Oui |
Les formules de politesse et de salutation permettent de commencer et de terminer une lettre de façon courtoise. En voici quelques exemples dans le tableau V.
Tableau V |
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FORMULES DE POLITESSE |
FORMULES DE SALUTATION |
Titre de civilité usuel |
Première partie |
Madame, |
Selon le respect à témoigner, on commence par une forme verbale, comme : |
Destinataire inconnu |
Deuxième partie |
Mesdames, messieurs (pour un groupe) |
Reprise textuelle de l’appel |
Destinataire familier (amicalement) |
Troisième partie |
Cher collègue, |
Une formule au choix, comme : |
- Le formule de politesse est toujours suivi d’une virgule.
- Il s’écrit avec une majuscule et ne s’abrège jamais.
- Dans le cas d’un destinataire inconnu, on utilise le titre de civilité féminin suivi du masculin, c’est-à-dire : « Madame, Monsieur, » ou, au pluriel, « Mesdames, Messieurs, » suivi d’une virgule.
- Le titre professionnel du destinataire peut remplacer le titre de civilité ou se joindre à celui‑ci, comme : Madame la Mairesse, Monsieur le Recteur, Maître, etc.
- Plus la personne occupe un poste élevé, plus les formules de politesse et de salutation sont officielles.
L'adresse
Dans les lettres issues du BIT, l'adresse est alignée en bas et à gauche de la première page. Aucune ponctuation n’est insérée dans l'adresse. Consultez les différents exemples de lettres de la présente section pour des modèles de adresses.