Module 1 — Pour une
rédaction efficace
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La personne destinataire
Sans destinataire, il n’y a pas de communication, car l’acte de communication ne sera réussi que si vous obtenez la réponse que vous désirez de cette personne. Il est donc impératif de connaître ses besoins et de vous y référer constamment au cours du processus d’écriture. Dans certains cas, il sera très facile de tenir compte de votre destinataire, car il s’agira d’un ou d’une collègue, de votre direction immédiate, etc. Toutefois, il arrivera que vous en sachiez très peu sur cette personne; dans ce contexte, rédigez votre message dans un style clair et accessible, en évitant tout jargon technique. Bref, rendez‑le compréhensible pour des personnes extérieures au BIT et simplifiez toutes les expressions propres à celle‑ci.
L’importance du lecteur et de la lectrice
Le nombre de rédacteurs et de rédactrices qui ne tiennent pas compte de leurs lecteurs ou lectrices est surprenant. Pourtant, il ne faut surtout pas penser que cet aspect du schéma de la communication est secondaire. Tenir compte du destinataire lors de la planification d’un travail de rédaction est essentiel, et ce, en tout premier lieu.
Toutefois, il faut savoir aller au‑delà du premier destinataire, car la question : Qui est mon ou ma destinataire? se révèle trop simple. En effet, le contenu de votre rapport, de votre note ou de votre compte rendu pourra être utilisé dans certains autres travaux de rédaction. Prenons par exemple un rapport hebdomadaire destiné au bureau régional. Il y a fort à parier que son contenu sera utilisé dans la composition d’un rapport mensuel qui, lui, servira à la rédaction d’un éventuel bilan annuel. Finalement, les rédacteurs ou les rédactrices du rapport annuel iront sûrement puiser dans le contenu de ce rapport hebdomadaire, rédigé d’abord et avant tout pour votre direction immédiate.
Il est donc essentiel d’identifier vos destinataires possibles, afin que les décisions qu’ils ou elles prendront le soient en fonction de ce que vous souhaitez voir se réaliser. Il est évidemment plus difficile de rédiger pour de multiples destinataires. En conséquence, faites preuve de vigilance quand vient le temps de penser à ceux et à celles qui liront vos travaux de rédaction.
Le profil du destinataire
Le personnel du BIT n’a pas toujours le temps de lire des documents longs. Cela dit, répétons que le profil du destinataire est de première importance dans la préparation d’un travail de rédaction. Voici les questions qui peuvent surgir dans votre esprit relativement à votre destinataire ainsi que les réponses à celles‑ci.
- Ma personne destinataire est‑elle pressée? Il s’agit là d’une question cruciale. Moins la personne visée a de temps à sa disposition, plus elle appréciera un texte concis et convaincant.
- À quel point le contenu de mon message est‑il utile et important pour mon lecteur, ma lectrice? Si vous croyez que votre message est important, mais inintéressant pour votre destinataire, vous utiliserez certaines méthodes pour capter son attention. Ainsi, vous agirez en fonction de l’atteinte de votre objectif de communication, tout en respectant le profil de votre destinataire.
- Ma personne destinataire possède-t‑elle une bonne connaissance du sujet traité dans ce message? En fonction de la réponse à cette question :
- soit vous rédigerez une mise en situation avant de passer au vif du sujet;
- soit vous irez à l’essentiel après une courte synthèse de la situation (une phrase suffit).
- Quelle est la qualité de la relation entretenue avec mon ou ma destinataire? Une relation tendue vous obligera à soigner davantage vos propos.
- Existe-t‑il une divergence d’opinion entre cette personne et moi relativement au sujet de mon message? Dans l’affirmative, il vous faudra utiliser des arguments logiques et concis pour convaincre le récepteur ou la réceptrice de votre message.
- Ma personne destinataire entretient‑elle une préoccupation relative à certains points grammaticaux ou syntaxiques dont je devrais tenir compte? Si oui, une bonne révision en ce sens s’impose.
En conclusion, un bon rédacteur, une bonne rédactrice, ne perd jamais de vue son lecteur et sa lectrice afin d’atteindre son objectif de communication.
Utilisez la Fiche de profil du destinataire pour dresser le profil de votre lecteur ou de votre lectrice. Notez qu’il sera nécessaire de fournir un profil de votre destinataire pour la partie 1A du travail de fin du module 1.