Module 2a — Correspondance
générale et comptes
rendus
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Le contenu
De façon générale, le contenu du mémorandum tend à être bref, clair et précis. Comme pour toutes les communications, il doit être adapté au destinataire; vocabulaire, style, etc., sont donc choisis en fonction de celui‑ci. Le style varie selon le genre de texte à rédiger, par exemple, selon qu’il s’agit d’un texte explicatif ou argumentatif. Finalement, le mémorandum offre un contenu homogène et complet : on aborde un seul sujet par mémo. Encore une fois, il est essentiel de dresser un plan de rédaction qui variera aussi selon le genre de texte à écrire.
Au BIT, on compte trois grandes classes de mémorandums :
- le mémorandum informatif ou mémorandum-requête;
- le mémorandum-résolution de problème;
- le mémorandum de décision.
Le mémorandum informatif ou mémorandum-requête
Le mémorandum informatif, aussi appelé mémorandum-requête, est le plus couramment utilisé. Le plan général de rédaction de ce type de mémorandum se présente comme suit.
Plan Mémorandum informatif
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On attache souvent à ce type de mémorandum les documents suivants, en pièce(s) jointe(s) :
- questionnaires;
- figures ou tableaux;
- instructions ou consignes.
Les pièces jointes doivent toujours être annoncées dans le corps du texte et la mention « p.j. » doit être ajoutée au bas du mémorandum.
Le mémorandum-résolution de problème
Ce type de mémo requiert une autre structure.
Plan Mémorandum-résolution de problème
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Le mémorandum qui suit est bâti d’après le plan général d’un mémorandum-résolution de problème.
Objet : Délai dans le processus d’obtention de la signature du Directeur général
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Le mémorandum de décision
Le mémorandum de décision vise à convaincre une personne d’adhérer à votre position relativement à un sujet pour lequel elle n’a pas de pouvoir décisionnel. Il est rare que du personnel du BIT doive rédiger un tel mémo, mais les consignes qui suivent seront très utiles si l’occasion se présente.
Le profil du destinataire joue un rôle déterminant dans ce type de rédaction. En effet, la possibilité d’un refus ou d’une acceptation de la demande, par le ou la destinataire, déterminera la structure du plan de rédaction. On optera pour une stratégie déductive dans le cas d’une éventuelle acceptation ou pour une stratégie inductive si on s’attend à un refus.