La présentation

On compte deux parties distinctes dans un mémo : l’en-tête et le corps du mémorandum.

L’en-tête du document

Les éléments suivants doivent se trouver dans l’en-tête d’un mémorandum :

1. nom et fonction du destinataire principal;
2. noms des destinataires secondaires, s’il y a lieu;
3. nom paraphé et fonction de l’expéditeur;
4. numéro de dossier;
5. date;
6. objet du message.

Le modèle de rédaction pour un mémorandum facilite la rédaction de l’en-tête. Toutefois, prenez quelques minutes pour vous assurer que tous les éléments pertinents et requis sont présents dans le mémorandum sur lequel vous travaillez. Assurez-vous également qu’ils sont bien alignés les uns sous les autres, comme le montre la figure 2.

Veillez particulièrement à :

1. rédiger la date en commençant par l’article défini « Le » suivi du chiffre du jour, du mois et de l’année;
2. composer un objet révélateur, précis et concis, et ce, dans cet ordre, c’est-à-dire qu’il doit d’abord être révélateur et précis puis, si possible, concis.

Figure 2
En-tête d’un mémorandum.

L’objet. L'intitulé facilite la communication en indiquant l'idée directrice du document. Ce sera l’« objet » de cette rédaction. Rédigé comme un intitulé, il ne comporte pas de verbe conjugué, et il est révélateur, précis et concis. Consultez les exemples de cette section afin de prendre connaissance des objets liés aux documents qui y figurent.

L’objet inséré dans un mémorandum, une lettre ou un compte rendu de réunion doit être rédigé avec soin. En effet, il est aussi crucial pour ces types de document que l’est le sommaire administratif pour les rapports volumineux. L’objet a pour but d’informer, de stimuler et de préparer à la lecture du document. Comme tout titre, il ne comporte pas de point final.

Note — Si vous avez choisi de présenter un mémorandum, un courriel ou une lettre pour votre travail de fin de module, assurez-vous que les objets soient révélateurs, précis et concis.

Le corps du document

Il existe trois règles à suivre dans la présentation d’un mémorandum. Le mémo suivant en est un bon exemple.

1. Vous devez numéroter les paragraphes.
2. Vous devez insérer les mentions « copie conforme, c.c. » ou « pièce jointe, p.j. », s’il y a lieu, au bas du mémorandum.
3. La signature n’est pas requise : elle est remplacée par le paraphe du nom de l’expéditeur dans l’en-tête.

BIT Mémorandum   À/To : Mme A. Lebrun Par l’intermédiaire/ Through : M. G. Smith De/From : M. L. Gray (Responsable du service informatique) Dossier/File Code :    AF01/058/06 Date : Le 14 avril 2006 Objet/Subject : Financement des séminaires de formation 1.         Pour donner suite à notre conversation téléphonique de ce jour, je me permets de vous rappeler que chaque année, au mois de mai, un séminaire de deux jours de formation est organisé par le service informatique. Ce séminaire s’adresse à tous les fonctionnaires du service. Depuis que ce séminaire existe (il a été crée il y a environ dix ans), votre unité participe pour moitié au financement de ce séminaire. 2.         Ce financement couvre la production du matériel de formation, lorsque ce matériel doit être produit à l’extérieur, les frais de location des salles ainsi que le prix du déjeuner pour les participants, puisqu’il est également de tradition que ce séminaire se tienne à l’extérieur. 3.         Cette année, il m’a aussi été demandé d’organiser un séminaire plus court (une journée au lieu de deux) pour les fonctionnaires qui seront affectés au service du Comité plénier de la 294e session. Ce séminaire se tiendra le 31 mai et s’adressera à 18 fonctionnaires environ. 4.         Je vous serais très reconnaissant de bien vouloir nous confirmer que les arrangements financiers en vigueur jusqu’à présent pour le financement conjoint de ce séminaire s’appliqueront aux deux séminaires de formation qui se tiendront respectivement le 31 mai prochain et en fin 2006. c.c. L. Bertrand (Responsable de la formation)

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