Module 2b —
Rédaction de rapports
et de documents
structurés
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Le vocabulaire et la syntaxe
De plus en plus d’entreprises reconnaissent l’importance du style dans les communications professionnelles. Le style englobe les éléments suivants : le choix des mots et des énoncés, la syntaxe utilisée et la façon d’exprimer les idées.
Le style peut varier d’une personne à l’autre, et le profil du destinataire peut grandement influencer le style d’écriture d’un individu. L’uniformité du style dans une rédaction demande efforts et bonne volonté de la part de tous les membres de l’équipe. En conséquence, on est en droit de se demander quel style est considéré comme adéquat.
Les éléments inappropriés
Éliminons d’abord les éléments inappropriés, que l’on retrouve souvent dans les rédactions professionnelles. Les plus fréquents sont les suivants :
- langage familier (« super performant », « il veut pas », etc.);
- utilisation du « je »;
- langage discriminatoire;
- mots et formulations inutilement complexes;
- phrases longues et complexes;
- paragraphes longs et complexes;
- formes passives inutiles;
- fautes d’orthographe;
- opinions gratuites.
Consultez le module 1 pour de plus amples détails au sujet de ces éléments inappropriés.
Le style impersonnel
La nature officielle des documents rédigés pour le BIT oblige la personne qui rédige à éviter un style trop personnel. Ainsi, elle doit formuler ses propos sans l’utilisation des pronoms personnels « je », « me », « moi », « nous », etc., ni des adjectifs possessifs « mon », « mes », « notre », etc. Il faut toutefois éviter de compenser par l’utilisation de la forme passive. Voici quelques exemples à éviter, accompagnés de la forme correcte.
Style personnel (proscrit)
J’ai remarqué que les groupes de réfugiés rapatriés se sont organisés et qu’ils semblaient enthousiastes de mettre en pratique les connaissances acquises au camp de réfugiées M.
Utilisation abusive de la forme passive (proscrit)
Les groupes de réfugiés rapatriés sont caractérisés par un haut niveau d’organisation et par leur enthousiasme à mettre en pratique les connaissances acquises au camp de réfugiés M.
Style impersonnel (à retenir)
Les groupes de réfugiés rapatriés sont très bien organisés et sont prêts à mettre en pratique les connaissances acquises au camp de réfugiés M.
Il n’est toutefois pas toujours nécessaire d’éviter la première personne. Par exemple, dans un rapport d’évaluation, travail collectif issu du BIT et du Radda Barnen au Pakistan, le « nous » a été utilisé correctement. Bien qu’il s’agisse d’un rapport officiel, les auteurs ont pertinemment utilisé la première personne du pluriel. En effet, dans ce rapport, les « nous », « notre », etc., mettent en évidence le travail collectif.
L’exemple suivant est tiré de ce rapport :
Nous constatons que les réponses à nos questions sont assez homogènes autant du côté des comités composés d’hommes et de femmes que des groupes d’adolescents ou d’enfants. Ces réponses semblent indiquer l’uniformité de l’opinion des répondants sur le sexisme et sur les droits de l’homme. Le peu de temps disponible nous a cependant empêchés d’enquêter davantage, ce qui nous aurait possiblement permis d’identifier les zones de divergence, certainement existantes.