Module 2b —
Rédaction de rapports
et de documents
structurés
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Les trois étapes de rédaction
Tout travail doit être effectué de façon structurée. Le travail d’équipe ne fait pas exception à cette règle. Voici quelques suggestions d’organisation du travail pour un bon déroulement des activités de chacun.
Étape 1. Les personnes concernées, coordonnateurs et rédacteurs, doivent au minimum :
- évaluer l’ampleur de la tâche;
- discuter des idées et des stratégies;
- analyser le profil des destinataires et formuler l’objectif de communication;
- élaborer un échéancier.
Au terme de cette étape, le mandat de rédaction doit être clair. En effet, les décisions relatives à la lecture finale, aux approches préconisées en cours de travail et à la date butoir de remise du travail devraient être prises.
Étape 2. La deuxième étape concerne la mise au point de la structure du rapport et l’attribution des tâches de rédaction. L’équipe doit élaborer un plan de travail provisoire qui deviendra la table des matières du rapport; les parties peuvent alors être attribuées aux membres de l’équipe ainsi que le nombre de pages. Avec cette vision globale en tête, il sera davantage possible de produire un texte facile à intégrer au produit final.
C’est également au cours de la deuxième étape que l’équipe détermine les outils informatiques à utiliser et le nom des fichiers à remettre afin d’éviter incompatibilité et confusion.
Étape 3. L’étape 3 consiste à intégrer les brouillons de chacun. Un des membres, nommé au cours de l’étape 1, doit réviser le document et aplanir toute incohérence nuisant à l’uniformité du rapport.