Module 2b —
Rédaction de rapports
et de documents
structurés
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Les habiletés à développer
Les habiletés nécessaires à un travail de rédaction collective sont nombreuses. Nous les illustrerons au moyen d’extraits de différents rapports rédigés au BIT.
Depuis le début de l’année 2000, un modèle informatique doit être utilisé pour la rédaction des rapports d’opérations régionales. En effet, le nombre maximum de pages pour ce type de rapport est de 25 (sans compter les annexes). Le contenu des rapports d’opérations régionales concerne tous les aspects des opérations en cours dans une région : la protection déployée, les secours nécessaires, les solutions préconisées, les activités en développement et les arguments justifiant la demande de ressources. Ainsi, le contenu du rapport sera issu de plusieurs secteurs d’activité et rédigé par plus d’une personne.
Le modèle pour la rédaction des plans d’opérations nationaux est rigide et très détaillé, tout comme celui du rapport mensuel de situation. Le bouton « notes » révèle la nature exacte du résultat attendu et décrit précisément le contenu à insérer sous les titres et sous-titres prédéterminés. Pour produire ces rapports, certains secteurs de travail bénéficient d’une personne attitrée pour la rédaction du brouillon. Cette personne compte toutefois sur la collaboration d’autres membres du personnel pour l’alimenter en information pertinente. Plus l’information rapportée est précise et structurée, meilleure est la qualité du rapport qui en découle.
La présence de liens entre les titres et sous-titres est un autre avantage des modèles de rédaction. En effet, les titres des différentes rubriques assurent le passage de l’une vers l’autre sans heurts. L’auteur(e) peut donc se concentrer sur la création de liens dans son texte ainsi que sur la méthode de travail et la quantité de détails à fournir. Enfin, le niveau de langue doit être adapté à la nature du rapport et aux besoins du destinataire.