Les éléments visuels : classes, généralités et présentation

Les éléments visuels sont très importants en communication. Ils sont de bons instruments de résumé et font gagner du temps. Pour que les éléments visuels atteignent leur objectif, il faut savoir les choisir, les utiliser et les présenter correctement. En conséquence, il faut se questionner sur la pertinence de l’insertion d’éléments visuels dans un rapport, car leur but est de faciliter la compréhension des propos.

Un autre avantage des éléments visuels, s’ils sont bien conçus, est qu’ils fixent mieux que le texte l’attention des gens dont la mémoire visuelle est développée. Ils ont aussi un grand intérêt pour la clarification des idées de la personne qui rédige elle-même. Ainsi, ils font revoir les idées du texte sous une autre forme et, bien souvent, remplacent avantageusement de longues explications.

On compte deux grandes classes d’éléments visuels : les figures et les tableaux. La classe des figures comprend les graphiques, illustrations, photos, cartes, organigrammes, etc. Les tableaux sont quant à eux caractérisés par une série de données, de renseignements présentés de façon ordonnée, en lignes ou en colonnes.

La présentation diffère pour chacune des deux catégories et elle doit être uniforme. Les figures doivent être numérotées en chiffres arabes (1, 2, 3, etc.), à l’aide de décimales ou non. Cette numérotation suivie du titre doit être placée sous la figure; de plus, si la figure a été repiquée, il faut en mentionner la source, comme dans l’exemple suivant.

Figure 4
La figure avec source.

La présentation de tableaux

Idéalement, vos figures ou tableaux ne doivent pas couvrir plus de la moitié d’une page horizontalement et ils doivent être suffisamment grands pour en permettre une consultation facile : des éléments visuels trop petits vous feront manquer votre objectif. Par ailleurs, il faut les placer à l’intérieur des marges.

Les tableaux, quant à eux, sont généralement numérotés en chiffres romains (I, II, III, IV, etc.) et comportent également un titre, situé au‑dessus de ceux‑ci.

La règle de mention de la source s’applique de la même manière que pour les figures, comme l’indique le tableau I, inséré dans la figure 5 suivante. L’absence de source est parfois justifiée; dans ce cas, elle signifie que le tableau a été conçu par l’auteur du rapport.

La présentation des chiffres et du texte dans un tableau

La présentation des chiffres et du texte dans un tableau doit se faire selon des règles bien précises. Il faut :

aligner les nombres en les justifiant à droite ou à l’aide de la décimale;
utiliser les symboles de pourcentage (%) et les unités de mesures seulement en haut de la colonne et non pas dans chaque cellule;
centrer les intitulés des en‑têtes de colonnes;
diminuer la taille de la note en bas de page;
écrire le titre en caractère gras;
justifier la colonne des catégories (ou les mots) à gauche.

Le tableau qui suit respecte bien ces règles.

Tableau I
Situation des hommes et des femmes au regard de l’emploi dans les territoires occupés (troisième trimestre de 2004)

Hommes Femmes

Population de 15 ans et plus       100,0              100,0
Emploi                                      49,9                10,0
Chômage                                  18,5                 3,0
Études                                     17,8                21,0
Tâches ménagères                       0,2                59,0
Autres                                      14,5                 7,1

Source : PCBS, enquêtes trimestrielles sur la main-d’œuvre.

Figure 5
Le tableau avec source.

Le texte

Il est fortement recommandé de présenter une figure ou un tableau en y faisant allusion dans le texte; en effet, on ne doit pas laisser le lecteur, la lectrice, interpréter les éléments visuels. Il est donc de mise de les exploiter dans le corps du texte, à l’aide d’un court paragraphe qui renvoie à la figure ou au tableau. Ce texte est généralement concis et reprend les mêmes termes que ceux qui sont utilisés dans le tableau, par exemple…

On trouvera dans le tableau suivant une description plus détaillée du budget stratégique. Ce tableau présente le budget stratégique total, comprenant les ressources du budget ordinaire et les ressources extrabudgétaires.

Tableau 3
État récapitulatif des ressources stratégiques et des montants estimatifs des ressources extrabudgétaires

Budget stratégique Budget stratégique
révisé 2004‑05 2006‑07

(en dollars U.S.) (en dollars U.S.)

Budget ordinaire
Normes et droits fondamentaux         70 766 259     17,8 %          86 227 715     19,4 %
Emploi                                         125 931 103     31,6 %        137 532 087     31,0 %
Protection sociale                           72 717 717     18,3 %          95 340 336     21,5 %
Dialogue social                             128 511 870     32,3 %        124 839 216     28,1 %
                                                 397 926 949                       443 939 354

Ressources extrabudgétaires
Normes et droits fondamentaux         128 309 000    46,8 %         171 031 000      55,9 %
Emploi                                            83 011 000    30,2 %          78 641 000       25,7 %
Protection sociale                             32 430 000    11,8 %          31 749 000      10,4 %
Dialogue social                                 30 780 000    11,2 %          24 579 000        8,0 %
                                                   274 530 000                      306 000 000

Figure 6
Le tableau sans source.

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