Module 2b —
Rédaction de rapports
et de documents
structurés
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Se mettre à la place du lectorat
Se mettre à la place du lectorat, c’est essayer d’imaginer les attentes et les désirs de ses lecteurs et lectrices. Connaître son lectorat est un élément essentiel dans le processus de communication car les caractéristiques de ce dernier vous guideront dans le choix du style et du vocabulaire à utiliser. Si votre auditoire est constitué de spécialistes, l’utilisation d’un langage plus scientifique sera de mise. Par contre, si votre texte s’adresse à un public général, ou si vous ne connaissez pas votre auditoire, utilisez des mots simples et accessibles à tous.
Connaître les caractéristiques de vos destinataires vous aidera aussi à déterminer vos objectifs de communication, c’est-à‑dire ce que vous attendez de votre destinataire lorsqu’il aura lu votre message, ainsi que le contenu de votre texte. Dans certains cas, par exemple pour la rédaction du compte rendu d’une réunion, une présentation succincte de l’information est suffisante, alors que dans d’autres cas, comme dans un rapport de mission, il est nécessaire d’étoffer vos propos. Ainsi, vos objectifs de communication seront atteints plus facilement, et vous courez plus de chance d’obtenir l’effet désiré ou de vous faire comprendre plus facilement.
Pour mieux connaître votre destinataire, il est recommandé d’en dresser le profil. Demandez‑vous…
- Cette personne est-elle pressée?
- Mon message est-il important pour elle?
- Possède-t-elle une bonne connaissance du sujet?
- Avons-nous de bonnes relations?
- Quel genre de texte apprécie-t-elle?
Les réponses à ces questions vous indiquent si votre texte doit être concis ou détaillé et vous dictent le style à adopter : si votre destinataire est favorable à votre cause, adoptez un style descriptif, si vous soupçonnez votre lecteur ou votre lectrice d’être défavorable, utilisez un style analytique. Si vous ne connaissez pas votre destinataire, rédigez votre message dans un style clair et accessible en évitant tout terme technique.
Connaître les attentes et les désirs de ses destinataires aide donc à rédiger des textes qui leur sont mieux adaptés et sauront capter davantage leur intérêt. Conséquemment, il est plus probable que votre texte sera lu en entier, ce qui est le but premier.