L’utilisation du télécopieur du BIT

Un récent rapport de l’expert-comptable rappelle qu’il est essentiel d’utiliser les services de télécommunication à bon escient au siège. Plus précisément, il est impératif de bien choisir le moyen de communication en fonction des besoins. L’expert-comptable a spécifiquement demandé que l’on mette en évidence certaines utilisations inappropriées du télécopieur, et ce, à tout le personnel de BIT.

Veuillez lire ce qui suit et faites le point sur votre propre utilisation du télécopieur.

• Avant d’envoyer une télécopie, Avant d’envoyer une télécopie, prenez-vous en consideration le fait de faire parvenir le tout par courriel, avec ou sans fichier joint, en raison des coûts de communication moins élevés?
• Certains gros utilisateurs du télécopieur envoient des télécopies à de multiples destinataires, ce qui requiert les services d’une secrétaire. S’il y a peu c'etait le seul moyen de joindre ces personnes, ce n’est plus le cas maintenant.
• Si un document a été fait sur un PC relié en réseau au siège et que le ou la destinataire peut recevoir ledit document par courriel avec fichier joint, il s’agit là du meilleur moyen de le lui faire parvenir. Le service d'aide à l'utilisateurs pour les courriels peut vous aider à envoyer un message à de nombreux destinataires.
• Lorsqu’un document original n’est pas disponible en numérique et que le courrier régulier n’est pas suffisamment rapide, le télécopieur est alors le meilleur choix.