Module 2a — Correspondance
générale et comptes
rendus
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Mélange/confusion des formats
Avec l’avènement de moyens de communication tels que le télécopieur et le courrier électronique, on a tendance à ne plus donner autant d’importance à la présentation des documents acheminés à l’aide de ceux‑ci. En effet, alors que des documents comme les lettres et les mémorandums devraient être joints à un court message d’acheminement, ils constituent plutôt le message lui-même, sans respecter, le plus souvent, les normes de présentation qui les régissent.
Au BIT comme ailleurs, la tâche liée à la présentation des documents évolue grâce aux nouvelles technologies. Il fut un temps où la mise en pages des écrits officiels revenait exclusivement aux secrétaires. De nos jours, quiconque utilise un logiciel de traitement de texte avec succès peut s’acquitter de ces tâches.
Tout au long du module 2a, vous aurez à choisir les éléments de présentation de vos documents et le moyen le plus pertinent pour leur acheminement à bon port.
Nous accordons beaucoup d’importance au courrier électronique, car ce moyen de communiquer est le plus utilisé par le BIT pour la transmission de tout document.
Toutefois, avant de commencer, observez la figure 1 pour vous rendre compte du double rôle que jouent la télécopie et le courriel.
Figure 1
La relation documents/moyens de communication en situation d’écriture.