Module 1 — Pour une
rédaction efficace
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Le découpage en paragraphes
Le découpage d’un texte en paragraphes aide autant la personne qui rédige que celle qui lit. Comme nous l’avons mentionné précédemment, cette structuration permet de développer entièrement un thème avant de passer à un autre. Chaque paragraphe traite donc d’une seule idée directrice (le thème ou le sujet de celui‑ci) et l’ensemble des paragraphes participe à l’atteinte de l’objectif de communication. Le lecteur ou la lectrice, de son coté, comprendra plus rapidement des propos structurés et saura dès le début de sa lecture combien d’idées sont développées dans le texte. Il est donc nécessaire d’établir un plan d’écriture qui sera d’ailleurs facilement mis en évidence lors de la lecture du texte.
Imaginons que vous rédigez une lettre ou un mémorandum dans lequel vous voulez disserter sur un projet en développant les thèmes suivants :
- coûts du projet (révisés);
- bénéfices pour la population;
- réaménagements nécessaires des infrastructures;
- échéancier, version finale.
À l’observation de ce plan, on sait que la lettre ou le mémorandum comptera quatre paragraphes de développement. Chaque énoncé du plan représente le sujet dont traitera chacun des paragraphes; il s’agit du thème du paragraphe, appelé également « idée directrice ». Pour que l’énoncé de l’idée directrice devienne la phrase directrice, il faut y ajouter un verbe et d’autres mots, choisis en fonction du message à transmettre.
Exemples
- Après révision, les coûts du projet sont maintenant évalués à 120 000 dollars américains.
- Les bénéfices pour la population seront très grands et variés en nature.
- Avant de débuter, nous aurons à réaménager certaines infrastructures.
- L’échéancier revu la semaine dernière demeure inchangé.
Il ne reste plus qu’à étoffer chaque idée directrice que la phrase directrice a introduite et on obtient un paragraphe dans lequel tout est dit sur le sujet; on peut alors passer à la rédaction du paragraphe suivant.
Si vous utilisez le mode « Plan » de Word pour rédiger votre plan, replacez ensuite l’affichage en mode « Normal » ou « Page » et rédigez vos paragraphes sous chacun des énoncés. Au besoin, vous n’aurez qu’à effacer les intitulés une fois votre brouillon terminé, car ceux‑ci n’apparaissent pas dans certains documents comme la lettre ou le mémorandum. Voici deux autres exemples.
Exemple 1
| Idée directrice : Problèmes générés par le nouveau système informatique |
Phrase directrice : Le nouveau système informatique occasionne de nombreux problèmes à nos agents. |
Paragraphe : Le nouveau système informatique occasionne de nombreux problèmes à nos agents. En effet, certains d’entre eux possèdent des ordinateurs incompatibles avec les nouveaux programmes. Par ailleurs, certains autres agents n’ont pas encore reçu de formation pour l’utilisation de ces programmes alors que ces derniers sont maintenant opérationnels et obligatoires. |
Exemple 2
| Idée directrice : Les rapports aux donateurs |
Phrase directrice : Les donateurs exigent des rapports périodiques et exhaustifs. |
Paragraphe : Les donateurs exigent des rapports périodiques et exhaustifs. Les rapports en retard ont un impact négatif sur les donateurs; il en va de même pour les documents qui ne satisfont pas aux règles de contenu et de structure du BIT. |
En somme, le découpage en paragraphes améliore grandement la lisibilité des textes, augmente considérablement les chances qu’il soit lu intégralement et que votre objectif soit atteint.
Il existe plusieurs façons de structurer un paragraphe; c’est au rédacteur et à la rédactrice que revient cette tâche. En rédaction professionnelle, on compte quatre structures : les structures chronologique, déductive, inductive et la structure par contraste et comparaison.
La structure chronologique. L’utilisation de ce mode de structuration suppose que les éléments se situent dans le temps. Le rédacteur ou la rédactrice n’a qu’à les décrire ou à les énumérer, du moins récent au plus récent ou vice versa.
La structure déductive. La structure déductive est utilisée dans les paragraphes des deux précédents exemples. Cette structure est, de loin, la plus utilisée en rédaction professionnelle. Très simple, en effet, elle consiste à exposer l’idée directrice en premier lieu et, par la suite, à l’illustrer, l’expliquer, la définir ou encore à en classer les éléments. Le lecteur ou la lectrice pressé(e) peut ainsi s’en tenir à cette seule phrase directrice ou, s’il désire en savoir davantage, poursuivre sa lecture.
La structure inductive. À l’opposé de la structure déductive, la structure inductive infère l’idée directrice à partir d’illustrations, d’explications ou d’une classification des éléments qui la composent. L’idée directrice sera donc formulée à la fin du paragraphe. Cette façon de faire est moins souhaitable en rédaction d’affaires, car le lecteur ou la lectrice obtient les résultats à la toute fin du paragraphe; or les écrits d’affaires ne sont pas des romans policiers.
La structure par contraste et comparaison. Cette structure est utilisée pour faire ressortir les différences et les similitudes entre deux ou plusieurs éléments. Il s’agit de comparer, d’opposer des idées pour faire ressortir celle qui est préconisée. Ce mode de rédaction est intéressant, mais il convient davantage aux écrits argumentatifs relatifs aux sciences sociales.