Les éléments communs

Au BIT, même si la fonction et le format des différents rapports varient grandement, tous ont des points en commun. En voici une liste détaillée.

• Le style analytique est toujours de mise car le ou la destinataire désire connaître l’essentiel de vos conclusions et non une description détaillée de la manière dont vous arrivez à ces conclusions.
• La longueur des rapports doit être en relation avec les objectifs; la longueur du rapport n’est pas une garantie de sa valeur.
• Les besoins du destinataire et la réponse désirée sont des éléments à considérer dans tout rapport.
• Les sommaires administratifs sont utilisés dans les rapports qui ne suivent pas un modèle précis. Même un sommaire administratif très court sera apprécié par votre destinataire et favorisera sa compréhension.
• Les rapports longs doivent être bien structurés : rédigez une introduction, un développement et une conclusion.
• Les rapports ne devraient pas être composés seulement de texte continu ou uniquement d’énumérations en colonnes. Si le lien entre les différents points d’un rapport est important, écrivez un texte continu. Si vous devez introduire une série d’éléments, présentez‑les sous forme d’énumérations en colonnes pour en faciliter la lecture.
• Des phrases courtes, un style vivant et un vocabulaire simple rendent les textes plus efficaces et plus convaincants.

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