Module 2b —
Rédaction de rapports
et de documents
structurés
| Guide d'étude | Module 1 | Module 2a | Module 2b |
Les rapports sur l’évolution et l’évaluation des ententes de collaboration
Au BIT les chargés de liaison et les fonctionnaires nationaux doivent rédiger des rapports bisannuels d’évaluation de l’évolution des ententes de collaboration (BCE) : ces rapports doivent être rédigés tous les deux mois et ne dépassent ordinairement pas de 4 à 6 pages. Ils doivent aussi écrire des rapports d’évaluation BEC complets : ces rapports sont rédigés tous les six mois et contiennent généralement de 12 à 15 pages. Lors de la rédaction de ces rapports, ils doivent respecter des directives strictes décrites dans un guide de rédaction.
Pour la rédaction de ces rapports, comme pour la plupart des activités de rédaction au BIT, le style analytique est de mise, mais il est nécessaire de rédiger d’une manière concise. La personne qui rédige doit aussi tenir compte des besoins et des préférences du destinataire : certains responsables se contenteront d’un rapport sous la forme d’énumérations en colonnes alors que d’autres préféreront un texte bien structuré. Alors, assurez-vous de connaître les préférences du destinataire.
Quelle que soit la forme de votre présentation, ce que les responsables recherchent avant tout, c’est une bonne analyse de la situation. Ils veulent aussi être capables de discerner facilement le lien entre les différents sujets du rapport et les problèmes, ce qui est difficile à réaliser dans un rapport présenté sous forme d’énumérations en colonnes.
Conseils pour la rédaction des rapports BEC
Même si une bonne description de la situation est importante dans ce type de rapports, il est encore plus important d’en faire une analyse complète. Voici un exemple d’un compte-rendu analytique qui décrit bien la situation :
L’an dernier, le pays a vu une détérioration graduelle dans les principaux indicateurs sociaux et, dans certains cas, une détérioration accélérée. Cette détérioration n’a pas été rapportée dans les médias officiels. En effet, tous admettent que le chômage représente un problème important, cependant, le taux de chômage établi et rapporté par le gouvernement est encore très bas.
Le contenu doit être révélateur : évitez les listes lorsque les sujets demandent à être traités en détail. Rédigez plutôt des paragraphes entrecoupés de listes pour un texte plus clair et révélateur.
Voici des exemples de textes non révélateurs :
- On a tenu un atelier sur les stratégies de communication.
- Les parlementaires ont été informés de la situation.
- Préparation des ateliers.
- D’autres activités seront mises en œuvre.
À la suite à la lecture de ce texte, beaucoup de questions subsisteront dans l’esprit du destinataire. Le rédacteur ou la rédactrice aurait dû fournir beaucoup plus de détails.
Les rapports BEC peuvent se révéler difficiles à lire; adoptez donc un style de présentation qui rendra cette tâche plus facile.